Å sørge for skriftlig dokumentasjon er viktig i nesten alt dere foretar dere som bilforhandler eller verksted. Om dere ikke har noe skriftlig å vise til, ender det fort opp i en ord mot ord situasjon. Hvordan skal dere da kunne dokumentere at dere har gitt kunden tilstrekkelige opplysninger? Dere er helt avhengig av et skriftlig dokument å vise til.

Dersom det er uklart hva som er avtalt eller opplyst, og partene står ord mot ord, kan man i utgangspunktet ikke tillegge den ene parts utsagn større troverdighet enn den annens. Da må man falle ned på prinsippet som gjelder for avtaletolkning; se hen til hvem av partene som er nærmest til å bære risikoen for at det har oppstått uklarheter. Det er forhandler eller verksted.

pixabay handshake computer
Foto: Pixabay.com

Det er den profesjonelle part som burde sørget for tilstrekkelig dokumentasjon. Det forventes at dere sørger for ryddige kundeprosesser, hvor det enkelt kan dokumentere hva som har blitt sagt, og hva som er avtalt med kundene. I motsatt fall kan det koste dyrt. NBF-advokatene ser dessverre mange eksempler på dette. Store tap kunne vært unngått ved å ha større fokus på skriftlighet.

Den skriftlige dokumentasjonen må være tydelig og dekkende. All informasjon dere gir kunden, må nedfelles skriftlig. Det skal ikke være noe tvil om hva dere har formidlet kunden. All muntlig informasjon skal gjengis presist og nøyaktig i det skriftlige dokumentet, slik at kunden ikke kan hevde at informasjon ikke er gitt eller at budskapet var annerledes.

Et eksempel

Et verksted registrerer en ulyd under service som var ukjent for kunden, og anmerket på faktura:

«Viktig: ulyd fra reimhjul dynamo eller i området»

Muntlig ble det opplyst at bilen kun tålte kjøring frem til nærmeste ledige verkstedtime. Kunden fortsatte bilbruken, og etter 6 uker oppstår motorhavari. Kunden bestrider å ha fått den muntlige informasjonen, og krever at verkstedet dekker motorbytte.

Verkstedet har en veiledningsplikt etter håndverkertjenesteloven. Den innebærer blant annet at verkstedet plikter å informere om feil som avdekkes. Det skal også veiledes om hvordan feilen bør håndteres, når den bør utbedres og konsekvensene av fortsatt kjøring. Det foreligger altså en informasjonsplikt om alle aspekter omkring forholdet. Først da er veiledningsplikten tilstrekkelig overholdt.

I vårt eksempel er det verkstedet som registrerer feilen, ikke kunden selv. Verkstedet informerer om den, og anmerker forholdet som viktig på faktura. Dessverre er anmerkningen for ordknapp. Verkstedet kan ikke dokumentere at de har veiledet kunden om når reparasjon burde finne sted, og konsekvensene av videre kjøring. Ettersom de ikke kan bevise at også denne informasjonen er gitt kunden, kan det ikke dokumenteres at det er veiledet i tilstrekkelig grad.

Veiledningen ansees som utilstrekkelig, og det foreligger mangel som gir kunden krav på dekning av motorbytte. Verkstedet blir altså ansvarlig for et motorhavari ene og alene fordi de ikke har vært tydelig nok skriftlig. Dette til tross for at det er verkstedet som har avdekket og orientert om problemet.

Hadde verkstedet formulert seg mer tydelig og dekkende hadde det spart dem for store utgifter, for eksempel:

«Viktig: ulyd fra reimhjul dynamo eller i området. Bilkjøring bør begrenses frem til første ledige verkstedtime for utbedring. I motsatt fall kan det oppstå motorhavari»

Det er synd når mye penger går tapt ene og alene på grunn av manglende dokumentasjon. Mange er bevisst sin plikt til å informere og opplyse, men for få gjør dette skriftlig.

Hei! Har du kommentarer og synspunkter på innlegget? Post dem her!

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær om hvordan dine kommentar-data prosesseres.