Ansatte som underpresterer i jobben er ikke en upraktisk problemstilling for NBF-advokatene. Det første jeg spør er: Hva har dere allerede gjort?
For når en ansatte ikke utfører jobben sin som forventet, så er det viktig å ta dette opp med den ansatte. Man kan ikke forvente at den ansatte skal forstå at du er misfornøyd med jobben han gjør dersom dette ikke tas opp med vedkommende. Først kan det gjøres ved velmenende muntlig korrigering, da hensikten jo er at vedkommende skal forbedre seg og fungere i jobben. Arbeidsgiver må videre avklare hvorvidt den ansatte er innforstått med hvilke forventninger som ligger til stillingen. Er dette klart nok formidlet av arbeidsgiver i arbeidsavtale og stillingsinstruks eller må man supplere med ytterligere forventningsavklaring i møter med den ansatte?
Foto: Shutterstock.com
Deretter må man forklare den ansatte på hvilken måte han eller hun underpresterer – altså hvor den ansatte ikke møter de forventninger arbeidsgiver har til utførelsen av arbeidet. Her bør arbeidsgiver gi konkrete eksempler, slik at arbeidstaker forstår hva han eller hun må bli bedre til. Er underpresteringen relatert til dårlig salg og inntjening, så er dette målbare parametre. Er utfordringen at den ansatte har samarbeidsproblemer eller dårlige holdninger, så kan dette være mer diffust for den ansatte, og da er det desto viktigere å komme med eksempler for å illustrere problemene og få vedkommende til å forstå hvor det svikter.
Når både forventninger er avklart og utfordringer/problemer er adressert overfor arbeidstaker, så ser vi at det ofte stopper opp i oppfølgningen, eller at arbeidsgiver skriver i referatet: «Dette må bli bedre». Men da er det viktig å avklare: Hvorfor lykkes ikke arbeidstaker på disse områdene? Etterlyser han mer opplæring av arbeidsgiver? Har arbeidstaker selv noen formening om hva som bør gjøres? Hva mener dere som arbeidsgiver er nødvendig å gjøre? Sett opp tiltak som den ansatte evt. i samarbeid med arbeidsgiver må jobbe med til neste oppfølgingsmøte.
Oppfølgning er og bør være en kontinuerlig prosess i arbeidsforholdet. Det er ikke noe en leder starter med når han ønsker å si opp en ansatt.
Vi påpeker likevel at dersom muntlige korrigeringer i begynnelsen ikke gir resultater, så bør oppfølgningen formaliseres slik at det innkalles til møte og man gjennomgår utfordringene på ovennevnte måte. Dersom forholdene man tar opp med arbeidstaker er av en viss alvorlighetsgrad eller gjentatte korrigeringer ikke fører til forbedring, vil skriftlig advarsel kunne være en riktig reaksjon. Det bør også skrives gode referater fra oppfølgingsmøter med ansatte, ikke bare angi punkter i stikkordsform. Enkelte kan synes at dokumentering av prosessen er rigid og tidkrevende, men dette er en del av personaloppfølgingen som er svært viktig. Hensikten med oppfølgning må være å få den ansatte til å fungere i stillingen, men dersom det etter gjentatt oppfølgning viser seg at forbedring av arbeidsprestasjonen likevel uteblir, så vil en god og dokumentert oppfølgingsprosess kunne føre til at man har et grunnlag for å ta et drøftelsesmøte og hvor oppsigelse kan bli utfallet.
Det kreves «saklig grunn» for en oppsigelse. At arbeidstaker presterer markant under de forventninger man med rimelighet kan ha til stillingen er en slik saklig grunn. Det er imidlertid arbeidsgiver som må dokumentere de faktiske forhold avgjørelsen bygger på. I vurderingen av om en oppsigelse er saklig legger derfor domstolene stor vekt på hvorvidt arbeidsgiver kan dokumentere å ha hatt en grundig og god personaloppfølgingsprosess i forkant av oppsigelsen.
For mer info om oppfølgning av ansatte, se NHOs arbeidsgiversider: http://www.arbinn.no
Dersom dere som medlemsbedrift har behov for rådgivning i tariff- eller personalsaker kan dere også kontakte advokatene i NBF. Dette er helt kostnadsfritt for alle NBFs medlemsbedrifter.
Innenfor arbeidsrett og tariff står Line Dolles og Hans Tore Hagland klare til å bistå!
